De gevolgen van Corona voor de evenementenbranche

30 april 2020 | Linda Relouw

De gevolgen van Corona voor de evenementenbranche

2020 is het jaar waarin al zeer vroeg een streep werd gezet door de festiviteiten die gepland stonden voor onder andere Koningsdag en Bevrijdingsdag.

Een van de redenen hiervoor is dat annuleringen in de evenementenbranche zeer lastig zijn en de regering op tijd zekerheid wilde verschaffen. Investeringen worden immers geruime tijd voor het evenement gedaan en epidemieën en pandemieën vallen vaak niet onder een (standaard) evenementen verzekering.

Op 21 april jl. is in de persconferentie bekend gemaakt dat er (in ieder geval) ook nog geen evenementen mogen plaatsvinden tot 1 september 2020. Voor de evenementenbranche enerzijds een zeer vervelende mededeling – immers dit zet definitief een streep door de festivalzomer – maar anderzijds een stukje opluchting.

Veel organisaties hadden hun evenementen, dan wel de organisatie daarvan, deze zomer (na 1 juni) namelijk nog niet geannuleerd, omdat nog geen officiële restrictie gold. Sommige organisaties zijn de afgelopen periode noodgedwongen doorgegaan met de voorbereidingen, ook al wisten zij eigenlijk al dit zinloos was. Er werden dus nog steeds veel kosten gemaakt, terwijl het onzeker was of het evenement wel door mocht gaan. Dit is ergens begrijpelijk als het gaat om evenementen die juist (enkel) in de zomer plaats kunnen vinden. Een teleurstelling voor zowel de organisaties als de bezoekers nu er een definitieve streep door heen gaat tot 1 september. Toch zien we tegelijkertijd veel evenementen voorbij komen die sinds 21 april gepland worden in september. Maar hoe realistisch is het dat het dan wél weer kan?

In deze blog behandelen wij de gevolgen van de overheidsrestricties voor evenementen die behoorden plaats te vinden vóór 1 september. Daarnaast zullen wij ook alvast licht werpen op evenementen die na 1 september staan gepland. Want zekerheid dat die wel door mogen gaan is er natuurlijk nog niet. En wat als je als organisatie nu al flinke kosten moet maken? Kun je daar alvast onderuit? En als die kosten al gemaakt worden; welke waarborgen zijn er dan dat tickets terugbetaald kunnen worden aan de consument?

Evenementen vóór 1 september 2020

In overeenkomsten tussen evenementenorganisatoren en hun contractspartijen (bijvoorbeeld leveranciers of verhuurders) zijn veelal afspraken opgenomen over het annuleren van het evenement. Vaak is overeengekomen dat er ook bij annulering nog een gedeeltelijke of zelfs volledige vergoeding is verschuldigd. Annulering is daarom niet zonder meer wenselijk voor een organisator. Dit wordt echter anders op het moment dat sprake is van overmacht (waar wij in een eerdere blog al uitgebreider op in gingen), voorbeeld omdat partijen contractueel hebben geregeld wanneer sprake is van overmacht en wat de gevolgen hiervan zijn. Er hoeft dan – in beginsel – niets te worden betaald indien aan de organisator een beroep op overmacht toekomt. Let wel: een beroep op overmacht aan de zijde van de partij die een betalingsverplichting heeft, wordt niet snel aangenomen. Om die reden zijn goede afspraken cruciaal. We gaan hier later in deze blog nog nader op in.

Het enkele bestaan van het Corona-virus is niet zonder meer voldoende voor een beroep op overmacht. Het bestaan van het virus liet eerder in beginsel namelijk nog onverlet dat bepaalde evenementen nog konden plaatsvinden (al dan niet op een, aan de 1,5 meter afstand samenleving aangepaste, wijze). Een verbod vanuit de overheid op het mogen plaatsvinden van evenementen – dat voortkomt uit het bestaan van het Corona-virus – maakt dit anders. Door de overheidsrestricties kán een evenement voor 1 september 2020 daadwerkelijk niet meer plaatsvinden. Iedereen wordt immers geacht de wet na te leven. Door deze overheidsmaatregelen ontstaat een absolute onmogelijkheid.

De kans is groot dat de evenementenorganisatoren die deze zomer een evenement hadden gepland nu dus een geslaagd beroep kunnen doen op de overmacht situatie. Zoals reeds toegelicht, zal niet snel aangenomen kunnen worden dat sprake is van (absolute) overmacht aan de zijde van de partij die moet betalen. Wel is mogelijk ruimte voor de zogenaamde ‘relatieve onmogelijkheid’, namelijk in de situatie dat nakoming objectief gezien nog wel mogelijk is, maar buitensporig bezwarend is. Een beroep op nakoming (van de betalingsverplichting) zou afgewezen kunnen worden omdat de gerechtvaardigde belangen van deze partij aanzienlijk zwaarder wegen dan die van zijn contractspartij. Wij verwachten echter dat dit niet heel snel zal worden aangenomen en dat partijen eerder uit zullen wijken naar onvoorziene omstandigheden (waarover wij in onze vorige blog een en ander hebben uitgelegd).

Een makkelijkere route is wellicht nog wel om betaling op te schorten omdat de contractspartij van de organisator zijn dienst niet zal kunnen leveren. Gedacht kan worden aan de partij die het evenemententerrein ten behoeve van het evenement ter beschikking dient te stellen. Omdat duidelijk is dat de contractspartij zijn verplichtingen door overmacht niet na zal kunnen – en mogen – komen, kan de andere partij zijn (betalings-)verplichting opschorten. Dit biedt een mogelijke oplossing indien afspraken zijn gemaakt over aanbetalingen.

Als er algemene voorwaarden worden gehanteerd, dan is het advies te allen tijde om eerst hiernaar te kijken: wanneer is volgens de contractuele afspraken sprake van overmacht, wat zijn de gevolgen van een dergelijke situatie en welke verplichtingen gelden er voor partijen over en weer. Bij het ontbreken van een overmachtsbepaling (of überhaupt algemene voorwaarden) dient te worden aangesloten bij de wettelijke bepaling.

Gevolgen beroep op overmacht

Zoals gezegd brengt een (geslaagd) beroep op overmacht mee dat de organisator er niet toe gehouden kan worden zijn verplichtingen richting contractspartijen (volledig) te voldoen.

Wat betekent dit voor de praktijk? In geval van een geslaagd beroep op overmacht kan een organisatie niet aan zijn afspraken worden gehouden. Dit is van belang richting consumenten en betrokken contractspartijen (bijvoorbeeld cateringbedrijven, podiumbouwers, technici, dj’s en leveranciers).

Voor consumenten geldt nog het volgende. Zij kunnen geen nakoming vorderen, maar kunnen wel het betaalde ticketgeld terugvragen indien zij de overeenkomst ontbinden. Met alle investeringen die al zijn gedaan, is zeer goed voorstelbaar dat veel evenementenorganisaties in zwaar weer zullen komen. Met initiatieven (zoals de hashtag #ikhoefmijngeldNIETterug) worden consumenten in deze tijden opgeroepen om organisaties te laten weten dat zij hun geld niet terug hoeven.

Evenementenverzekering

Wij raden aan om – indien een evenementenverzekering is afgesloten – na te gaan of op deze verzekering een beroep kan worden gedaan. Als de organisator het evenement voor de bekendmaking van de nieuwe overheidsrestricties al had geannuleerd vanwege het Corona-virus, viel dit zeer waarschijnlijk niet onder de evenementenverzekering. De meeste evenementenverzekeraars hebben epidemieën en pandemieën namelijk uitgesloten in hun polisvoorwaarden. Een officieel verbod vanuit de overheid valt (in de meeste gevallen) wél onder de polisvoorwaarden, omdat dit overmacht oplevert. Op grond van de evenementenverzekering kunnen dan kosten en schade worden verhaald. De evenementenverzekering vangt deze kosten dan op. Overigens geldt wel dat veel evenementenverzekeringen hun polisvoorwaarden onlangs hebben aangepast in verband met het Corona-virus. Als er dus pas onlangs een evenementenverzekering is afgesloten, kan dit meebrengen dat de kosten niet zijn verzekerd omdat het Corona-virus op dat moment geen onvoorziene gebeurtenis meer was.

Evenementen na 1 september 2020

Voor evenementen die na 1 september 2020 zijn gepland, geldt nog steeds veel onzekerheid. Het is allerminst zeker dat die evenementen wél mogen plaatsvinden. Onduidelijk is immers hoe het Corona-virus zich in de loop van dit jaar verder gaat ontwikkelen. Zoals gezegd zal het voor deze evenementen nog niet zo makkelijk zijn om het evenement nu al kosteloos te annuleren. De gewone annuleringsregeling (zoals bijvoorbeeld opgenomen in de voorwaarden) is zeer waarschijnlijk van toepassing. Een eventuele aanbetaling kan hierop overigens wel in mindering worden gebracht.  Daarnaast rechtvaardigt annulering van een evenement van na 1 september 2020 nog niet in alle omstandigheden een beroep op overmacht en zal de evenementenverzekering niet tot uitkering overgaan. Voor organisatoren van deze evenementen zit er dus niet veel anders op dan nog even af te wachten. Dit geldt voor evenementen die al geruime tijd geleden gepland zijn.

Wij signaleren dat veel evenementen, waaronder festivals, zich nu juist richten op de maand september in de hoop dat we dan weer terug kunnen naar het ‘oude normaal’. Maar hoe reëel is de hoop dat we dan weer leven in een samenleving zonder de 1,5 meter? Een (dance)festival zonder 1,5 meter is immers nagenoeg ondenkbaar. De kans dat bijvoorbeeld op 5 september as een dergelijk festival weer georganiseerd kan worden achten wij dan ook zeer klein. Een organisatie die na 21 april toch nog (dance)evenementen gaat organiseren in de maand september, terwijl de kans groot is dat de overheid de restricties zal verlengen, loopt volgens ons een risico. Zij kunnen – dan wel behoren te – voorzien dat het evenement niet door kan gaan. Indien consumenten nu in grote getalen tickets gaan kopen, terwijl het aankoopbedrag dan mogelijk niet (volledig) terugbetaald meer kan worden, is het zelfs onder omstandigheden denkbaar dat de bestuurder van een evenementenbedrijf een risico loopt en aansprakelijk wordt gehouden. Mocht het evenement toch georganiseerd worden, wees dan duidelijk over de kans dat het alsnog niet door gaat en maak goede afspraken met contractspartijen en zorg voor voldoende waarborgen dat ticketgelden ook terugbetaald kunnen worden.

Tips voor de praktijk

  • De afspraken tussen organisatoren en betrokken partijen zijn meestal al lang geleden gemaakt. Met de wetenschap van nu is het daarom belangrijk om goed na te gaan wat hierover is afgesproken en wat de rechten en verplichtingen zijn.
  • Contractspartijen worden geacht rekening te houden met elkaars gerechtvaardigde belangen. Zo wordt van hen verwacht om in een situatie van overmacht met elkaar in overleg te gaan om te zien of een oplossing in goed overleg mogelijk is. Het advies is dan ook om dat (tijdig) te doen!
  • Bespreek met elkaar of het evenement bijvoorbeeld verplaatst kan worden naar een andere datum.
  • Onderzoek of er nog kostenbesparingen mogelijk zijn doordat bepaalde diensten nog wel kosteloos geannuleerd kunnen worden.
  • Wordt van u nu gevraagd om een aanbetaling te doen, dan is het mogelijk om de betaling op te schorten indien (zeer) waarschijnlijk is dat uw contractpartij zelf niet kan nakomen.
  • Controleer de dekking van uw (evenementen)verzekering.
  • Plan geen nieuwe evenementen na 1 september indien de kans zeer groot is dat deze niet door kunnen gaan. Doet u dit wel kunt u geen beroep doen op overmacht als het geplande evenement na 1 september niet door kan gaan. Bent u wel van plan een evenement na 1 september a.s. te organiseren, maak dan goede afspraken en zorg voor voldoende waarborgen ten aanzien van eventuele terugbetalingsverplichtingen.

Vragen? Wij denken graag met u mee.

Team contractenrecht
Eva van Gerwen
Linda Relouw