Werkkostenregeling; bent u zich bewust van de financiële gevolgen?

Zoals het er nu naar uitziet, zal per 1 januari 2015 de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers fiscaal onbelast te geven drastisch worden gewijzigd. De Werkkostenregeling zal voor iedere werkgever verplicht worden. In deze column zullen de gevolgen hiervan worden toegelicht.

Kort samengevat, heeft de Werkkostenregeling tot gevolg dat – met enkele uitzonderingen – alles wat de werknemer van de werkgever krijgt als loon worden beschouwd. Dit is een vérgaande wijziging aangezien ook vergoedingen en verstrekkingen, die de werknemer geen voordeel opleveren toch – in beginsel – als loon worden beschouwd. Je kunt hierbij denken aan een laptop, die aan een werknemer wordt verstrekt.

Uitzonderingen 

Op de regel dat alles loon vormt, bestaat een aantal uitzonderingen:

• 1,2% van de totale loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel;
• deze 1,2% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen, dat verdwijnt;
• een aantal werkgerelateerde voorzieningen wordt op nihil gewaardeerd;
• voor een zestal kostensoorten is het mogelijk om naast de 1,2% algemene vrijstelling deze belastingvrij te vergoeden;
• zogeheten intermediaire kosten kunnen eveneens naast de 1,2% algemene vrijstelling worden vergoed.

Op deze punten zal ik in het navolgende nader ingaan.

Gerichte vrijstellingen

Bij gerichte vrijstellingen kan gedacht worden aan de navolgende zaken:

• studiekosten;
• zakelijke verhuiskosten;
• kosten voor cursussen, seminars, vakliteratuur etc.;
• outplacement etc.;
• reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
• kosten voor tijdelijk verblijf in het buitenland;
• tijdelijke verblijfskosten (maaltijden, overnachtingen, dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties etc.).

Nihilwaardering

Bij nihilwaardering gaat het om zogeheten werkgerelateerde voorzieningen, die geheel of gedeeltelijk op de werkplek aanwezig zijn. Te denken valt hierbij aan: 

• bedrijfskleding;
• rentevoordeel van hypothecaire leningen of renteloze personeelsleningen;
• ter beschikking gestelde ov-jaarkaart of kortingskaart;
• mobiele telefoon (mits meer dan 10% zakelijk in gebruik);
• ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschap en computers (mits meer dan 90% zakelijk gebruik);
• consumpties op de werkplek;
• Arbo-voorzieningen. 

Weliswaar vallen deze vergoedingen onder de genoemde 1,2% van de loonsom, maar worden zij op nihil danwel een dusdanig laag bedrag gewaardeerd, dat dit van zeer beperkte invloed is.

Intermediaire vergoedingen

Intermediaire vergoedingen zien op kosten van de werkgever zelf, die door de werknemer worden vóórgeschoten. Anders gesteld, het betreft hier uitgaven, die de werknemer heeft gedaan in opdracht en voor rekening van de werkgever. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan kosten voor een etentje met een zakenrelatie, schrijfwaren en gadgets voor een beurs etc.

Vrije ruimte

De reeds genoemde 1,2% van de totale loonsom is de vrije ruimte die de werkgever kan benutten voor het betalen van vergoedingen en verstrekkingen, zonder dat deze belast zijn. Let op: indien er boven deze vrije ruimte vergoedingen worden betaald, dan wordt deze overschrijding met maar liefst 80% belast!

Wat te doen?

Het is al snel 1 januari 2015. Het is dan ook zaak dat u als werkgever de kosten van het totale arbeidsvoorwaardenpakket in kaart brengt en beoordeelt wat de financiële gevolgen zijn van de Werkkostenregeling. Mochten wij hierbij behulpzaam kunnen zijn, of indien u nadere informatie wenst, dan zijn wij daar graag toe bereid.