Zowel franchisegevers als franchisenemers zijn zelfstandige ondernemers. In dat kader is het van belang dat u zich bewust bent van de wettelijke regels die gelden voor bedrijfscorrespondentie. Sinds 2006 gelden deze verplichtingen ook voor digitale correspondentie van bedrijven. Dit heeft als gevolg dat bedrijfscorrespondentie een breed begrip is geworden. Alle brieven, facturen, offertes, brochures, orders, faxberichten, e-mailberichten en de website van een bedrijf vallen hier onder. Niet iedere ondernemer is zich hiervan bewust.
Verplichtingen
Allereerst moet de( handels)naam van de onderneming op de bedrijfscorrespondentie worden vermeld. De handelsnaam van een onderneming is de naam waarmee de onderneming deelneemt aan het handelsverkeer. Let dus goed op; deze naam kan afwijken van de statutaire naam.
Als de handelsnaam afwijkt van de statutaire naam, moet de statutaire naam eveneens worden vermeld. Als er sprake is van een B.V., een N.V., een Coöperatie of Onderlinge Waarborgmaatschappij, moet de volledige statutaire naam met rechtsvorm ergens op de bedrijfscorrespondentie vermeld staan.
Houd er rekening mee dat een handelsnaam die afwijkt van de statutaire naam niet de letters B.V. of N.V. mag bevatten. Er mag namelijk geen verwarring zijn over de vraag welke naam nu de statutaire naam is.
Een tweede vereiste is dat het handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel moet worden vermeld.
Voor B.V.’s en N.V.’s geldt als derde vereiste dat ook de statutaire zetel – de plaats van vestiging – van de onderneming moet worden vermeld.
Als een onderneming niet aan de wettelijke vereisten voor het vermelden van bedrijfsgegevens voldoet, pleegt zij een economisch delict waarbij de boete kan oplopen tot
€ 19.500,-.
Uitzonderingen
Een uitzondering op genoemde vereisten is wanneer het gaat om correspondentie die alleen reclame bevat. Als correspondentie alleen reclame-uitingen bevat, is het niet verplicht om de statutaire naam, de zetel en het handelsregisternummer van de onderneming te vermelden. De grenzen over wat precies reclame-uitingen zijn, zijn tamelijk vaag . Een onderneming moet in ieder geval in acht houden dat zodra de correspondentie niet enkel en alleen gericht is op acquisitie en promotie, het wellicht niet meer onder reclame valt en de genoemde vereisten dus wel van toepassing zijn.
Extra vereisten facturen
Voor facturen gelden – naast de al genoemde vereisten – extra verplichtingen. Deze verplichtingen zijn van toepassing op zowel papieren als digitale facturen. Sinds begin dit jaar wordt er een onderscheid gemaakt tussen facturen die meer dan € 100,- bedragen en facturen met een bedrag van € 100,- of lager. Voor facturen met een bedrag van € 100,- of lager gelden minder strenge eisen. Vermeld moet worden:
– De factuurdatum;
– Naam en adres van de klant;
– De aard van de geleverde goederen of verrichte diensten;
– Het te betalen BTW-bedrag.
Voor facturen met een bedrag hoger dan € 100,- geldt dat vermeld moet worden:
– De factuurdatum;
– Een uniek factuurnummer;
– BTW- nummer van de onderneming;
– Naam en adres van de onderneming;
– Naam en adres van de klant;
– Een omschrijving van de aard van het product of dienst die de
onderneming heeft geleverd;
– Het aantal geleverde producten of diensten;
– De datum waarop of het tijdvak waarin de levering of dienst heeft
plaatsgevonden of is voltooid;
– De prijs inclusief en exclusief BTW;
– Het te betalen bedrag aan BTW.
Als er bijzondere regelingen op de onderneming van toepassing zijn, is het mogelijk dat er nog aanvullende gegevens moeten worden vermeld op de factuur.
Een onderneming die niet voldoet aan de vereisten voor de inrichting van een factuur, riskeert een boete die kan oplopen tot € 4.920,-.
Het voldoen aan de wettelijke vereisten voor bedrijfscorrespondentie is gemakkelijk na te leven, maar wordt toch vaak vergeten. Een praktische oplossing kan zijn het gebruik van standaard briefpapier, documentsjablonen en standaard templates bij e-mailberichten.
