Home Actueel Arbeidsrecht Recht op inzage en kopie van het eigen personeelsdossier

Recht op inzage en kopie van het eigen personeelsdossier

Arbeidsrecht ICT & Privacy
20-09-18

Een werknemer die arbeidsongeschikt geraakt is, vraagt in het kader van het re-integratietraject om een kopie van zijn volledige personeelsdossier. De werkgever weigert, want de werknemer zou al eerder kopieën hebben ontvangen en bovendien: de werknemer wist al wat er in het dossier stond. Maar de werknemer houdt voet bij stuk.

Een personeelsdossier valt onder de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zo had al eerder een rechter bepaald in een zaak waarin een werknemer inzage in zijn dossier eiste. De rechter oordeelde in die zaak dat een personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar een specifieke persoon zijn te herleiden. Het personeelsdossier is dus aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG, waarmee het sowieso onder het materiële toepassingsgebied van artikel 2 lid 1 AVG valt.

In de zaak die in kort geding diende bij de voorzieningenrechter in Den Haag was nog iets anders aan de orde. De werknemer was ziek geworden en het re-integratietraject verliep uiterst stroef. Twee keer moest het UWV eraan te pas komen voor een deskundigenoordeel, waarbij een keer vraagtekens werden gesteld bij de re-integratieinspanningen van de werkgever en eenmaal bij de inspanningen van de werknemer. De wrijving tussen partijen resulteerde in een weigering van de werkgever om een kopie van het personeelsdossier aan de werknemer te overhandigen. De werknemer had dat al eerder gekregen én hij wist toch wel wat erin stond, zo verweert de werkgever zich.

Transparantie

Maar de rechter oordeelt anders. Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel: iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.

Artikel 15 AVG geeft betrokkenen dan ook het recht op inzage en op een kopie van de persoonsgegevens, zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan de rechten en vrijheden van anderen. De AVG bepaalt verder dat de gevraagde informatie in elk geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek moet worden verstrekt.

Uitzonderingen

Er zijn wel uitzonderlijke gevallen waarin het recht op inzage geweigerd kan worden. Deze zijn opgenomen in de Uitvoeringswet AVG. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bescherming van de openbare veiligheid of de onafhankelijkheid van de rechter, maar daarvan is in deze zaak geen sprake, aldus de rechter. De werkgever voert aan dat de stukken waarvan de werknemer een kopie vraagt, al eerder aan hem zijn verstrekt of dat hij met de gegevens die daarin staan bekend is of moet zijn. Maar bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken, omdat het niet tot de uitzonderingen behoort.

Kosten

In lid 3 van artikel 15 AVG is vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. Daaruit volgt dat de werknemer ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder zijn verstrekt.

Naar het oordeel van de kantonrechter heeft de werknemer een rechtmatig belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier. De werkgever heeft de wettelijke termijn van één maand niet in acht genomen en zonder bevel van de kantonrechter is niet te verwachten dat de werkgever de werknemer binnen een redelijke termijn zal geven waarop hij recht heeft. De kantonrechter wijst de vordering van de werknemer dan ook toe en legt eveneens een dwangsom op, om de werkgever te stimuleren het gevraagde dossier alsnog te overhandigen.

Meer weten over rechten en plichten rondom personeelsdossiers onder de AVG? Neem gerust contact met ons op!

Gieljan Stevelmans

Deel dit artikel