Algemene voorwaarden: van toepassing of toch niet?

4 maart 2015 | Margot Span

Algemene voorwaarden: van toepassing of toch niet?

“Op al onze leveringen en aanbiedingen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing zoals gedeponeerd…”

Deze clausule tref je vaak aan op offertes en facturen. Maar zijn de algemene voorwaarden dan ook op de overeenkomst van toepassing? Uit de praktijk blijkt dat dat veel ondernemers niet goed weten hoe algemene voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben en er zelfs toe leiden dat de algemene voorwaarden kunnen worden vernietigd en dus daarmee niet van toepassing zijn. Als ondernemer sta je dan met lege handen: je denkt alles goed te hebben geregeld in algemene voorwaarden maar dan zijn ze niet van toepassing. Dit kan makkelijk voorkomen worden en in dit artikel geef ik daar een aantal richtlijnen voor.

Snelle gebondenheid aan algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn snel van toepassing. Voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is niet vereist dat de andere partij de inhoud van de algemene voorwaarden kende en er hoeft ook niet over te worden onderhandeld. De wet bepaalt dat algemene voorwaarden tot stand komen door aanbod en aanvaarding hiervan door de partijen die een overeenkomst sluiten. Concreet betekent dit dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn nadat een offerte (lees: het aanbod) waarin de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard door de andere partij is aanvaard. Daarbij is het dus van belang om in de offerte een tekst op te nemen waarin staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het enkele toezenden van algemene voorwaarden zonder dat er in de offerte een verwijzing naar de algemene voorwaarden is opgenomen is onvoldoende.

Strenge toetsing achteraf: informatieplicht

In het algemeen geldt dat in een overeenkomst tussen een onderneming die algemene voorwaarden hanteert en een particulier of klein bedrijf, de gebruiker van de voorwaarden de wederpartij, voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst, de redelijke mogelijkheid moet hebben gegeven van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit noemen we de informatieplicht. Hier kan je als gebruiker van algemene voorwaarden als volgt aan voldoen:

  1. De algemene voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand gesteld.
  2. Indien ter handstellen niet mogelijk is kan de gebruiker voor de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekendmaken dat de voorwaarden ter inzage liggen.
  3. Indien er een overeenkomst via de digitale weg wordt gesloten moet de gebruiker niet alleen de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar stellen aan de wederpartij, maar er ook voor zorgen dat deze door de wederpartij kunnen worden opgeslagen.

Uitgangspunt: algemene voorwaarden ter hand stellen voor of bij sluiting van de overeenkomst

De wet verplicht de gebruiker van algemene voorwaarden om in beginsel zijn wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Als hoofdregel geldt dat de voorwaarden ter hand moeten worden gesteld, op straffe van vernietigbaarheid ervan. Als een wederpartij vernietiging van de algemene voorwaarden wil inroepen, rust in beginsel op hem de bewijslast om aan te tonen dat hij de algemene voorwaarden niet ontvangen heeft. In de praktijk hoeft de wederpartij alleen maar te stellen dat hij de algemene voorwaarden nooit heeft ontvangen waardoor de gebruiker van de algemene voorwaarden moet bewijzen dat hij de voorwaarden ter hand heeft gesteld aan de ontvanger. De gebruiker van de algemene voorwaarden ziet zich dan met een lastige bewijsopdracht geconfronteerd.

Uitgangspunt is dat de gebruiker de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand moet stellen aan de wederpartij. Is het ter hand stellen niet mogelijk dan moet naar de vindplaats van de algemene voorwaarden worden verwezen via een depotnummer bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank. Een aanvullende voorwaarde daarbij is dat altijd moet worden aangegeven dat de algemene voorwaarden op verzoek zullen worden toegezonden.

Verwijzing op facturen: te laat

De enkele verwijzing naar algemene voorwaarden op de factuur is af te raden omdat verwijzing niet plaatsvindt voor of bij het sluiten van de overeenkomst maar pas ná het sluiten van de overeenkomst. Onder bepaalde omstandigheden komt aan een enkele toepasselijk verklaring van algemene voorwaarden op facturen wel werking toe indien partijen al vaker zaken met elkaar hebben gedaan in een reeks opvolgende opdrachten.

Digitaal contracteren

Alleen indien de overeenkomst digitaal wordt gesloten zoals via een webshop dan mogen de algemene voorwaarden langs de digitale weg ter beschikking gesteld worden. De gebruiker dient de algemene voorwaarden per e-mail te sturen in een pdf bestand dat door de wederpartij kan worden gedownload en opgeslagen. Vereist is dan wel dat de aanvaarding van de offerte ook per e-mail plaatsvindt. In de praktijk gebeurt digitaal contracteren ook veel door een link naar de algemene voorwaarden op te nemen op de bevestigingspagina of door een ‘tick the box’ waarin de klant een vakje kan aankruisen met de tekst “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden”. Indien de gebruiker slechts een hyperlink wil opnemen naar de pagina waar de algemene voorwaarden online te vinden zijn, dan dient de gebruiker ervoor te zorgen dat ze daar heel eenvoudig zijn te printen of te downloaden.

Gevolgen van schending informatieplicht

Particulieren en kleine bedrijven kunnen, als hen niet een redelijke mogelijk is geboden om voor het sluiten van de overeenkomst van de inhoud van de voorwaarden kennis te nemen, elk beding in de algemene voorwaarden dat hen niet aanstaat, vernietigen. De vernietigingsbevoegdheid geldt niet voor ondernemingen die hun jaarrekening publiceren.

Indien u als onderneming gebruik maakt van algemene voorwaarden dan is niet alleen de inhoud van de algemene voorwaarden van belang maar ook de wijze waarop u de algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Een advies op maat die aansluit bij uw manier van zakendoen is daarbij essentieel en voorkomt dat u als ondernemer met lege handen staat.

Mocht u nadere informatie of advies wensen over uw algemene voorwaarden, neem contact op met Margot Span (span@kadv.nl of 023 – 5125025).