Het opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening van een BV

Als het bestuur van een besloten vennootschap de jaarrekening van de BV te laat bij het handelsregister deponeert, dan loopt het bestuur risico om aansprakelijk te worden gesteld. Het bestuur heeft er dus belang bij de jaarrekening tijdig te publiceren. Wat zijn de termijnen?

(In dit artikel wordt uitgegaan van een boekjaar dat gelijk is aan een kalenderjaar.)

Het opmaken van de jaarrekening
De wet bepaalt (artikel 2:210 lid 1 BW) dat het bestuur van een besloten vennootschap de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet opmaken. Dat opmaken van de jaarrekening komt er in de praktijk meestal op neer dat de accountant van de BV de jaarrekening opstelt en aan het bestuur voorlegt.

De opgemaakte jaarrekening moet worden ondertekend door alle bestuurders; alle bestuurders zijn verantwoordelijk. Ook de commissarissen – als die er zijn – moeten de jaarrekening ondertekenen. Als een handtekening ontbreekt, moet de reden daarvan worden vermeld.

In veel gevallen slaagt het bestuur er niet in om zich aan deze termijn van 5 maanden te houden. De wet bepaalt gelukkig dat de algemene vergadering (de algemene vergadering van aandeelhouders) deze termijn mag verlengen “op grond van bijzondere omstandigheden”. Die “bijzondere omstandigheden” houden niet veel in. Voldoende is dat de algemene vergadering besluit in te stemmen met een verlenging van de termijn, omdat de jaarrekening nog niet gereed is.

Overigens is het niet per se nodig dat de algemene vergadering uiterlijk binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar vergadert en een besluit neemt dat het bestuur nog een termijn krijgt voor het opmaken. De Hoge Raad heeft bepaald dat niet van belang is of het besluit tot termijnverlenging op formeel juiste wijze is genomen. Ook achteraf kan het besluit worden genomen.

Wijziging van de verlengingstermijn
Tot voor kort bepaalde artikel 2:210 lid 1 BW dat deze verlengingstermijn maximaal 6 maanden was, maar als gevolg van een wetswijziging is de termijn nu verkort naar 5 maanden. Als het gaat om jaarrekeningen die zijn aangevangen vóór 1 januari 2016 (dus het boekjaar 2015) geldt nog wel de oude termijn van 6 maanden. Dat betekent dat het bestuur de jaarrekening over het boekjaar 2015 (na verlenging door de algemene vergadering) uiterlijk op 30 november 2016 had moeten vaststellen.

Voor het boekjaar 2016 geldt dat de algemene vergadering de termijn kan verlengen met maximaal 5 maanden. Dat betekent dat de jaarrekening over 2016 uiterlijk op 31 oktober 2017 moet zijn opgemaakt.

Let op: de bepalingen van artikel 2:210 BW zijn dwingend recht; daarvan kan niet worden afgeweken. De statuten van een BV bepalen veelal dat (zoals de wet tot voor kort luidde) de algemene vergadering de termijn met 6 maanden mag verlengen, maar het nieuwe artikel 2.210 BW gaat vóór. Voor de jaarrekeningen van 2016 en volgenden bedraagt de termijn 5 maanden.

Samenvatting

• Het bestuur moet de jaarrekening over 2015 uiterlijk op 30 november 2016 hebben opgemaakt;
• Het bestuur moet de jaarrekening over 2016 uiterlijk op 31 oktober 2017 opmaken.

Het vaststellen van de jaarrekening
De wet bepaalt in artikel 2:210 lid 3 BW dat de jaarrekening door de algemene vergadering wordt vastgesteld.

De wet noemt daarvoor geen termijn, maar de wet bepaalt wel (in artikel 2:394 lid 3 BW) dat de vennootschap de jaarrekening uiterlijk 13 maanden (voor de boekjaren 2015 en eerder) respectievelijk 12 maanden (voor de boekjaren 2016 en volgenden) na afloop van het boekjaar openbaar moeten hebben gemaakt.

Dat houdt in dat het bestuur de jaarrekening over 2015 uiterlijk binnen 13 maanden, dus uiterlijk op 31 januari 2017, bij het handelsregister moet deponeren. Het bestuur moet de jaarrekening over 2016 uiterlijk binnen 12 maanden, dus uiterlijk op 31 december 2017 deponeren.

Dat betekent dat tijdig een algemene vergadering moet plaatsvinden waarbij een besluit moet worden genomen tot vaststelling van de jaarrekening. Voor de jaarrekening 2015 kan dat nog op 31 januari 2017 – mits de jaarrekening op dezelfde dag bij het handelsregister wordt gedeponeerd.

Het bijeenroepen van de algemene vergadering
Het bestuur, of de raad van commissarissen, moet de vergadering van aandeelhouders bijeenroepen en daartoe een oproeping met agenda verzenden aan alle vergadergerechtigden, waaronder de aandeelhouders en de certificaathouders (met vergaderrecht).

Die oproeping moet niet later dan op de achtste dag vóór die van de vergadering plaatsvinden. Wordt de vergadering gepland op 31 januari 2017, dan moet de oproeping uiterlijk op 24 januari 2017 zijn verzonden. Tussen de dag van de oproeping en die van de vergadering moeten ten minste 7 dagen liggen. Voor het vaststellen van de jaarrekening over 2016 moet de oproeping dus uiterlijk op 23 december 2017 worden verzonden (als men op zondag 31 december 2017 wil vergaderen).

De statuten bevatten nog vaak de “oude” oproepingstermijn van 15 dagen (14 hele dagen tussen de dag van verzending van de oproeping en de dag van vergadering). Omdat de wettelijke bepaling een minimum termijn noemt, geldt in dat geval de langere statutaire oproepingstermijn.

De oproeping moet plaatsvinden door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de vergadergerechtigden. De brieven hoeven niet per aantekende post worden verzonden, verstandig is het wel. De oproeping kan ook per e-mail worden verzonden, als de betreffende vergadergerechtigde dat aan de vennootschap bekend heeft gemaakt.

Let op: omdat de bestuurders en commissarissen een raadgevende stem hebben, moeten zij ook worden opgeroepen.

De sanctie bij niet naleving van de oproepingsvoorschriften is dat het besluit kan worden vernietigd. De zogenoemde buitengerechtelijke vernietiging is niet mogelijk; vernietiging moet bij de rechter worden gevorderd.

Echter, als de termijn niet in acht wordt genomen, dan kan toch een geldig besluit worden genomen, als alle vergadergerechtigden met de besluitvorming hebben ingestemd en de bestuurders en commissarissen de gelegenheid hebben gekregen om advies uit te brengen.

Agenda
Een van de agendapunten die in de oproeping moet zijn vermeld is het vaststellen van de betreffende jaarrekening. Het vaststellen van de jaarrekening betekent niet dat tegelijk aan de bestuurders en commissarissen decharge wordt verleend; dat moet een apart agendapunt zijn en een apart besluit.

Inzage
Het bestuur moet ervoor zorgen dat de opgemaakte jaarrekening, tezamen met het bestuursverslag, vanaf de oproep voor de algemene vergadering op het kantoor van de vennootschap voor de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden ter inzage ligt.

Een besluit tot vaststelling buiten vergadering
Als alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, geldt de ondertekening van de opgemaakte jaarrekening door alle bestuurders (en commissarissen) tevens als vaststelling door de algemene vergadering. Er hoeft dan geen aparte vergadering meer te worden gehouden voor het vaststellen van de jaarrekening. Met het ondertekenen van de jaarrekening wordt dan tevens decharge verleend.

Binnen 8 dagen na ondertekening moet de jaarrekening dan bij het handelsregister worden gedeponeerd. Als een DGA op 30 november 2016 de jaarrekening over 2015 heeft ondertekend, moet hij de jaarrekening uiterlijk op 8 december 2016 hebben gedeponeerd.

De wet bepaalt echter dat de statuten deze wijze van vaststellen van de jaarrekening kunnen uitsluiten. In dat geval gelden de gewone termijnen.

Samenvatting

• De algemene vergadering moet de jaarrekening over 2015 uiterlijk op 31 januari 2017 vaststellen;
• De algemene vergadering moet de jaarrekening over 2016 uiterlijk op 31 december 2017 vaststellen.

Het openbaar maken van de jaarrekening
Artikel 2:394 lid 1 BW bepaalt dat het bestuur van de BV de jaarrekening binnen 8 dagen na de vaststelling door de algemene vergadering openbaar moet maken; openbaar maken houdt in: deponeren bij het handelsregister.

Als de algemene vergadering bijvoorbeeld op 10 januari de jaarrekening over 2015 vaststelt, moet de jaarrekening uiterlijk op 18 januari worden gedeponeerd. Als de algemene vergadering de jaarrekening vaststelt op 31 januari, dan is er geen termijn meer van 8 dagen. Uit het eerder genoemde artikel 2:294 lid 3 BW volgt dat het bestuur de jaarrekening 2015 uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar openbaar moet worden gemaakt. Als de algemene vergadering dus op 31 januari de jaarrekening vaststelt, moet de jaarrekening nog op diezelfde dag worden gedeponeerd. Anders dan de site van de kamer van koophandel wil doen geloven, geldt er dan niet nog een extra termijn van 8 dagen: 31 januari is de uiterste datum van deponering.

Voor de jaarrekening 2016 en volgenden zijn de termijnen korter.  Deponering van de jaarrekening over 2016 moet uiterlijk op 31 december 2017 plaatsvinden.

Voor de DGA geldt, zoals hiervoor vermeld, dat de jaarrekening over 2015 uiterlijk op 8 december 2016 had moeten worden gedeponeerd.

Wat moet worden gedeponeerd?
Welke gegevens moeten staan in de jaarrekening die moet worden gedeponeerd, is gerelateerd aan de omvang van de onderneming. Afhankelijk van de omvang moet een verkorte of vereenvoudigde balans, een uitgebreide winst- en verliesrekening, al dan niet met toelichting worden gedeponeerd.

Vanaf het boekjaar 2016 kunnen ondernemingen in de klasse micro of klein (onder meer tot een netto omzet van 12 miljoen) de jaarrekening alleen nog maar digitaal deponeren.

Samenvatting

• Het bestuur moet de jaarrekening 2015 uiterlijk op 31 januari 2017 deponeren;
• Het bestuur moet de jaarrekening 2016 uiterlijk op 31 december 2017 deponeren.

Een “voorlopige” jaarrekening
De algemene vergadering is formeel niet verplicht de jaarrekening binnen de genoemde termijnen vast te stellen. Het bestuur van een BV heeft er echter wel belang bij dat de jaarrekening tijdig openbaar wordt gemaakt, om aansprakelijkheid te voorkomen.

Daarom moet het bestuur, als de algemene vergadering de jaarrekening niet of niet tijdig vaststelt, toch uiterlijk op 31 januari de opgemaakte, maar nog niet vastgestelde jaarrekening over 2015 deponeren; dit is dan de “voorlopige” jaarrekening.

Als de algemene vergadering de jaarrekening over 2015 niet uiterlijk op 31 januari 2017 vaststelt, dan moet het bestuur niettemin uiterlijk op 31 januari 2017 de opgemaakte, maar niet vastgestelde jaarrekening deponeren.

Sanctie
De belangrijkste sanctie bij niet tijdige deponering is dat bestuurders en commissarissen het risico lopen om in geval van faillissement persoonlijk aansprakelijk te worden gesteld. De wet bepaalt dat als het bestuur de jaarrekening niet tijdig deponeert, vast staat dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. In dat geval geldt het wettelijk vermoeden dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement.