Door de uitbraak van het coronavirus (COVID-19) in Nederland wordt zowel het openbare leven als het bedrijfsleven geraakt en verstoord. Om de verspreiding en daarmee de gevolgen van het coronavirus zo veel als mogelijk tegen te gaan, roept het RIVM om zoveel mogelijk thuis te werken, afstand te houden en werktijden te spreiden.
Ons is de afgelopen dagen gebleken dat dit vragen oproept bij ondernemers met betrekking tot geplande algemene vergaderingen, en dan met name de vraag of, en zo ja, hoe deze algemene vergaderingen moeten plaatsvinden. In het onderstaande blog proberen wij voor bestuurders en aandeelhouders van besloten vennootschappen enig inzicht te geven in de mogelijkheden.
Uitgangspunt is dat de algemene vergadering een fysieke bijeenkomst betreft: een plaats van discussie, verantwoording en besluitvorming, waar aandeelhouders en andere vergadergerechtigden in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde hun vergaderrechten en, voor zover van toepassing, hun stemrechten kunnen uitoefenen.
Om de participatie van aandeelhouders en andere vergadergerechtigden aan de algemene vergadering te bevorderen, biedt de wet mogelijkheid om in de statuten op te nemen dat iedere aandeelhouder bevoegd is om, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde, door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. De statuten kunnen bijvoorbeeld bepalen dat het gebruik van elektronische communicatiemiddelen mogelijk is wanneer het bestuur daartoe beslist, onder nader door het bestuur vast te stellen voorwaarden.
Wel dient volgens de wet een fysieke algemene vergadering altijd te worden gehouden, waarbij in elk geval de voorzitter van de vergadering, de bestuurders en (eventueel) de commissarissen aanwezig moeten zijn. Het betreft dus een mogelijkheid om digitaal deel te nemen.
Vervolgens is het aan (het bestuur van) de vennootschap om te bepalen welk elektronisch communicatiemiddel zij wil gebruiken. Een aandeelhouder of andere vergadergerechtigde kan de elektronische uitoefening van zijn vergaderrechten en, voor zover van toepassing, zijn stemrechten ook via schriftelijke volmacht aan een ander overlaten. Ook deze volmacht kan elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail, worden verstrekt.
De wet stelt de volgende minimumvoorwaarden aan het elektronische communicatiemiddel: de aandeelhouder of andere vergadergerechtigde moet via het elektronisch communicatiemiddel (i) kunnen worden geïdentificeerd (bijvoorbeeld via toegangscodes en het tekenen van elektronische presentielijsten), (ii) rechtstreeks kennis kunnen nemen van de verhandelingen ter vergadering en (iii) voor zover toepasselijk, het stemrecht kunnen uitoefenen. Hij moet zoveel mogelijk kunnen deelnemen aan de vergadering als ware hij fysiek aanwezig.
Een wettelijk recht om via het elektronische communicatiemiddel deel te nemen aan de beraadslaging (het woord te voeren) heeft de aandeelhouder of andere vergadergerechtigde echter niet. Wil hij het woord voeren, dan staat het hem altijd vrij deel te nemen aan de fysieke vergadering. Doet hij dit niet, wordt hij geacht afstand te hebben gedaan van dit recht.
Dit is anders indien in de statuten is bepaald dat de aandeelhouder of andere vergadergerechtigde via het elektronische communicatiemiddel ook kan deelnemen aan de beraadslaging. De vennootschap heeft een inspanningsverplichting om al die redelijke maatregelen te treffen om te voorkomen dat communicatieverbindingen tijdens de vergadering wegvallen. Valt de verbinding desondanks weg, dan komt dat voor risico van de betrokken aandeelhouder of andere vergadergerechtigde.
Voor elektronische deelname aan een algemene vergadering is dus vereist dat hiervoor een statutaire basis bestaat. Ontbreekt deze statutaire basis maar vindt toch elektronische deelname aan de algemene vergadering plaats, dan kan in beginsel geen rechtsgeldige besluitvorming plaatsvinden. Dit zal leiden tot discussie over de geldigheid van genomen besluiten.
In het geval van ontbreken van een statutaire basis voor elektronische deelname aan de algemene vergadering, kunnen aandeelhouders ook ervoor kiezen een schriftelijke volmacht te geven aan (bijvoorbeeld) de ter vergadering aanwezige bestuurder. Daarnaast blijven de bekende alternatieven beschikbaar: besluitvorming kan buiten vergadering plaatsvinden (kijk goed naar de vereisten daarvoor in de statuten) en vergaderingen kunnen – indien de gang van zaken binnen de onderneming dat toelaat – worden uitgesteld.
Gelet op de huidige uitzonderlijke omstandigheden en de noodzaak voor bijzondere oplossingen, kan wat ons betreft betoogd worden dat zodra alle betrokkenen instemmen met een digitale vergadering – terwijl de statuten daar geen basis voor bieden – en de totstandkoming van goede en juiste besluitvorming is gewaarborgd, een digitale vergadering in beginsel mogelijk zou moeten zijn.
Om dit zoveel als mogelijk te waarborgen en over de rechtsgeldigheid van deze besluiten verdere twijfel weg te nemen, kunnen besluiten genomen in de bewuste digitale vergadering in een latere – alsnog fysieke –vergadering bekrachtigd worden. Een variant hierop is dat de besluiten genomen in een digitale algemene vergadering gekwalificeerd worden als een aaneenschakeling van verschillende besluiten buiten vergadering.
Uiteraard bestaat de mogelijkheid om een statutenwijziging door te voeren; doorgaans is daarvoor juist een algemene vergadering nodig. Dit geeft op korte termijn geen oplossing. Eventueel heeft wel zin om de wijziging van de statuten wel te agenderen/het voornemen vast te leggen, en daar (informeel) instemming op te vragen van aandeelhouders om zo verder vast te leggen dat alle betrokkenen belang hebben en instemmen bij een meer digitale vorm van vergadering – ook op de lange(re) termijn.
Mocht het voorgaande tot impasses leiden, bijvoorbeeld wanneer een van de aandeelhouders niet instemt met afwijkende noodmaatregelen, dan zijn wij graag beschikbaar voor het vinden van oplossingen.
Uiteraard zijn wij – en blijven wij – beschikbaar (en bereikbaar) voor ook uw overige vragen in deze onbestendige tijden.
Team Ondernemingsrecht
Nadine Rademaker en Dirk Lange
