Home Actueel Archief Een sms-je is ook een document

Een sms-je is ook een document

Archief
07-12-17

De Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) biedt burgers en bedrijven de mogelijkheid om bepaalde informatie uit documenten van de overheid in te zien. Maar wat is een document?

Overheidsinformatie is in de meeste gevallen openbaar en kan worden opgevraagd met een Wob-verzoek. Het moet volgens de Wob gaan om informatie die is opgenomen in documenten. Het begrip document is echter niet beperkt tot een schriftelijk stuk. Ook ander materiaal dat gegevens bevat, kan als document worden aangemerkt. Verder moeten de op te vragen documenten ‘berusten bij’ een overheidsorgaan. Met andere woorden: de documenten dienen feitelijk aanwezig te zijn bij een bestuursorgaan, zoals bijvoorbeeld een gemeente. Neem dat vereiste niet helemaal letterlijk: ook als een ambtenaar thuiswerkt berusten de dossiers die hij meeneemt nog steeds bij de gemeente.

Zijn WhatsApp- en sms-berichten documenten in de zin van de Wob?

In een zaak die aan de Rechtbank Midden-Nederland werd voorgelegd, moest de bestuursrechter de vraag beantwoorden of ook sms- en WhatsAppberichten onder het bereik van de Wob vallen en dus op verzoek kunnen worden ingezien. De bestuursrechter beantwoordde eerst de vraag of WhatsApp- en sms-berichten documenten zijn. Volgens de bestuursrechter is dat het geval. Het gaat immers om berichten die in hun hoedanigheid van gegevensdragers (net als bijvoorbeeld foto-, video- en geluidsopnames en e-mails) als documenten kunnen worden aangemerkt. Het feit dat de WhatsApp- en sms-berichten tegenwoordig vaak de functie vervullen waarvoor vroeger eerder de telefoon werd gepakt, verandert daar niets aan. Het verschil is dat telefoongesprekken niet worden vastgelegd en WhatsApp- en sms-berichten wel.

Berusten WhatsApp- en sms-berichten bij een bestuursorgaan?

De volgende vraag was: berusten de WhatsApp- en sms-berichten, die zich bevinden op telefoons van ambtenaren, bij een bestuursorgaan. De rechter overwoog dat het in de huidige tijd, waarin ook vaak wordt gewerkt met bijvoorbeeld een cloud, niet was vol te houden dat een document daadwerkelijk op een harde schijf of server van het bestuursorgaan moest staan om met behulp van een Wob-verzoek te worden opgevraagd. Met andere woorden: het feit dat de informatie zich op de mobiele telefoons van ambtenaren bevond,  stond een toewijzing van het Wob-verzoek niet in de weg. De bestuursrechter maakte echter wel onderscheid tussen eigen telefoons van de ambtenaren en abonnementen op naam van het bestuursorgaan. Hoewel het bestuursorgaan niet zomaar in de telefoons van de ambtenaren mag kijken, moet het volgens de bestuursrechter wel mogelijk zijn om berichten op telefoons die op naam van het bestuursorgaan staan en die betrekking hebben op bestuursrechtelijke aangelegenheden, te achterhalen.

Advies over de Wet openbaarheid bestuur en een Wob-verzoek? Neem contact met mij op.

 

Deel dit artikel