In toenemende mate worden contracten digitaal verstrekt, zo ook arbeidsovereenkomsten. Een arbeidsovereenkomst wordt bijvoorbeeld via de e-mail naar een werknemer gestuurd en een handtekening onder de arbeidsovereenkomst blijft achterwege. Is er in dit geval wel sprake van een geldige arbeidsovereenkomst?
Overeenkomsten in het algemeen
Overeenkomsten zijn in beginsel vormvrij. In tegenstelling tot hetgeen veelal wordt gedacht, is het dus niet persé nodig dat partijen afspraken op schrift stellen en dit beide ondertekenen. De wet stelt het slechts in bepaalde gevallen verplicht dat ‘schriftelijk’ overeenstemming bereikt wordt. Vraag is dan of met het versturen van een e-mail of op een andere manier digitaal afspraken maken aan dit schriftelijkheidsvereiste is voldaan. Om de totstandkoming van contracten via de elektronische weg te stimuleren is in de wet bepaald dat aan het schriftelijkheidsvereiste ook voldaan is indien de overeenkomst langs de elektronische weg tot stand komt en voldaan is aan de volgende vier vereisten:
Arbeidsovereenkomsten
Ook arbeidsovereenkomsten hoeven in beginsel niet schriftelijk aangegaan te worden. Een mondeling overeengekomen arbeidsrelatie is namelijk ook een geldige arbeidsovereenkomst. Het probleem bij een mondeling overeengekomen arbeidsovereenkomst is dat niet precies vaststaat onder welke voorwaarden de arbeidsrelatie is aangegaan. Maar ook dat de wet verplicht om een werknemer een aantal gegevens, zoals de duur van de overeenkomst, schriftelijk te verstrekken. Het is dus verstandig om wel een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Wanneer deze arbeidsovereenkomst vervolgens digitaal verstuurd wordt naar de werknemer is het van belang dat komt vast te staan dat de werknemer instemt met de arbeidsvoorwaarden. Een digitale ondertekening of een ingescande handtekening is hiervoor niet noodzakelijk, een e-mail waarin de werknemer bevestigt akkoord te zijn met de voorgestelde arbeidsvoorwaarden is in principe voldoende.
Bijzondere bedingen
Bepaalde bedingen in een arbeidsovereenkomst, zoals een boetebeding of een concurrentiebeding, moeten op grond van de wet wel schriftelijk overeengekomen worden. De rechter heeft onlangs de vraag voorgelegd gekregen of aan een concurrentiebeding, dat was opgenomen in een via de e-mail tot stand gekomen arbeidsovereenkomst, rechten konden worden ontleend. Op een gegeven moment bevestigt de werknemer in een e-mail de instemming met de arbeidsvoorwaarden middels de woorden: “Zo is het akkoord wat mij betreft”. Kort daarna wil de werknemer toch afzien van de arbeidsovereenkomst. De werkgever sommeert daarop de werknemer om zich aan het overeengekomen concurrentiebeding te houden. De rechter is het met de werkgever eens en oordeelt dat de werknemer inderdaad gehouden kan worden aan het concurrentiebeding. Voldoende is dat de werknemer zich schriftelijk akkoord heeft verklaard met de arbeidsvoorwaarden waaronder het concurrentiebeding, mits de inhoud van dat document als bijlage is toegevoegd en de werknemer hierover dus kon beschikken.
Het voorgaande neemt niet weg dat het altijd verstandig is om afspraken en zeker arbeidsvoorwaarden, zo duidelijk mogelijk te maken, deze ook (digitaal) op schrift te stellen en de acceptatie van de afspraken te waarborgen door middel van een (digitale) handtekening. Het oordeel van één rechter geeft namelijk geen garantie voor een bevredigende uitspraak indien afspraken slechts via de e-mail zijn gemaakt.
