De gemeente Amsterdam heeft vorige week aangegeven ook dit jaar de jaarrekening niet tijdig te kunnen opmaken en vast te stellen. Net als de gemeente zijn veel ondernemingen verplicht om een jaarrekening op te stellen, vast te stellen en te deponeren. Maar wat zijn de termijnen en misschien wel nog belangrijker: wat zijn de consequenties als deze termijnen niet worden gehaald?
Opmaken
Ervan uitgaande dat een boekjaar loopt van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016, moet de jaarrekening uiterlijk op 31 mei 2017 zijn opgemaakt. Uitgangspunt is de 5-maandentermijn.
Wegens omstandigheden kan deze termijn, op verzoek van het bestuur en met goedkeuring van de algemene vergadering, worden verlengd met 5 maanden. De termijn van het opmaken van de jaarrekening is dus maximaal 10 maanden na het einde van het boekjaar. In het voorbeeld moet de jaarrekening over boekjaar 2016 dus uiterlijk op 31 oktober 2017 zijn opgemaakt.
De jaarrekening dient in deze periode door alle bestuurders te zijn ondertekend. Is er in uw onderneming ook een Raad van Commissarissen? Ook die moet de jaarrekening ondertekenen.
Vaststellen en deponeren
Nadat de jaarrekening is opgemaakt en ondertekend, moet hij worden vastgesteld en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De uiterlijke datum daarvoor hangt af van de structuur van uw onderneming.
Zijn alle bestuurders in uw onderneming tevens aandeelhouder? Dan geldt de ondertekening van de jaarrekening tevens als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering. Het bestuur zal de jaarrekening na ondertekening binnen 8 dagen moeten deponeren. Het bestuur heeft dan maximaal 10 maanden en 8 dagen om de jaarrekening op te stellen, vast te stellen en te deponeren. In ons voorbeeld moet de jaarrekening dus uiterlijk op 8 november 2017 te zijn gedeponeerd.
In het geval dat niet alle aandeelhouders in uw onderneming ook bestuurder zijn, moet de jaarrekening worden vastgesteld door de algemene vergadering. Het bestuur moet ervoor zorgen dat de jaarrekening is vastgesteld en is gedeponeerd binnen twee maanden nadat hij is opgemaakt. . Kortom: in het voorbeeld moet de jaarrekening, dan uiterlijk op 31 december 2017 zijn vastgesteld en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
|
|
Opstellen
|
Verlenging |
Deponeren |
Maximale termijn |
|
Alle aandeelhouders zijn tevens bestuurder |
5 maanden (na einde boekjaar)
|
5 maanden |
8 dagen (na vaststelling jaarrekening)
|
10 maanden en 8 dagen (na einde boekjaar) |
|
Niet alle aandeelhouders zijn tevens bestuurder |
5 maanden (na einde boekjaar)
|
5 maanden |
2 maanden (na vaststelling jaarrekening) |
12 maanden (na einde boekjaar)
|
Gevolgen niet tijdig deponeren
Het niet tijdig deponeren is een economisch delict. Bovendien kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gehouden bij een faillissement. Bij niet (tijdig) voldoen aan de publicatieverplichting staat in beginsel vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervulden is er een grote kans op bestuurdersaansprakelijkheid. De gevolgen van het niet (tijdig) voldoen aan de verplichting tot het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel kunnen dus groot zijn. Het is dan ook van belang dat het bestuur van de onderneming tijdig aan de bel trekt zodra de deadline nadert.
Heeft u vragen over het opstellen, vaststellen of deponeren van de jaarrekening?
