Nagenoeg iedere ondernemer maakt er gebruik van: algemene voorwaarden. Het zijn de – in de volksmond genoemde – “kleine lettertjes” bij een contract, die standaard bepalingen bevatten over betalingstermijnen, aansprakelijkheid, rente, eigendomsvoorbehoud etc. Het werken met algemene voorwaarden biedt veel voordelen. Zo hoeft er bijvoorbeeld niet meer over alles onderhandeld te worden en geeft het rechtszekerheid in de contractuele verhouding. Die zekerheid blijkt in de praktijk echter vaak een schijnzekerheid te zijn. Voorwaarden blijken geen onderdeel van de overeenkomst te zijn, vernietigd te kunnen worden en/of ongeldige bepalingen te bevatten.
WAAR MOET IK OP LETTEN BIJ ALGEMENE VOORWAARDEN?
1. Zorg voor op maat gesneden voorwaarden
Veel ondernemers weten de weg op internet te vinden en plukken daar algemene voorwaarden vandaan. Soms worden teksten geknipt- en geplakt en vervolgens als eigen voorwaarden gehanteerd. Lekker goedkoop en niets mis mee zult u misschien denken. Maar daar gaat het meestal al mis. Want wat heeft u aan voorwaarden, die niet op de bedrijfsvoering van uw onderneming zijn toegespitst? Het fijne van algemene voorwaarden is nu juist, dat u de inhoud daarvan naar uw eigen hand kunt zetten. Bepalingen die gaan over gebrekkige dienstverlening, terwijl u producten verkoopt, staan niet alleen onprofessioneel, maar helpen u ook weinig als u in een conflict raakt en u dacht op goede voorwaarden terug te kunnen vallen. Kortom: zorg voor op maat gesneden algemene voorwaarden, die up to date worden gehouden.
2. Toepasselijkheid moet worden overeengekomen
Met goede algemene voorwaarden alleen bent u er nog niet. De voorwaarden moeten ook daadwerkelijk onderdeel worden van de overeenkomst om er een beroep op te kunnen doen. Het gaat erom, dat de gelding van het geheel van de voorwaarden uiterlijk ten tijde van het sluiten van de overeenkomst door uw wederpartij wordt aanvaard. Daarvan is geen sprake als u pas bij de schriftelijke orderbevestiging, of op uw factuur, naar algemene voorwaarden verwijst.
3. Informatieplicht
Algemene voorwaarden hoeven door uw contractspartij niet vooraf gelezen te worden om van toepassing te zijn. De gebruiker is wel verplicht om zijn contractspartij uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid te geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De hoofdregel hiervoor is, dat u de algemene voorwaarden aan uw contractspartij daadwerkelijk overhandigd. Dat kunt u eenvoudig doen door uw voorwaarden gelijk mee te sturen met uw offerte. Soms zal terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld als de order wordt geplaatst per telefoon. In dat geval kan de gebruiker volstaan met de mededeling aan zijn wederpartij, dat de voorwaarden ter inzage liggen bij de gebruiker zelf, de Kamer van Koophandel of de griffie van de Rechtbank en dat de voorwaarden op verzoek zullen worden toegezonden. Wees u ervan bewust, dat deze uitzondering op de hoofdregel in het algemeen niet snel zal volstaan.
4. Gebruiker moet terhandstelling bewijzen
Wees erop bedacht, dat de bewijslast van de terhandstelling op de gebruiker rust. Dat betekent, dat als uw contractspartij betwist uw algemene voorwaarden (tijdig) ontvangen te hebben u het bewijs daarvan zult moeten leveren. Zorg er daarom voor dat u kunt bewijzen, dat u de voorwaarden uiterlijk voor het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij heeft overhandigd.
5. Gebruik ten opzichte van consumenten
De mogelijkheden om voor u gunstige clausules in algemene voorwaarden op te nemen zijn niet oneindig. Consumenten worden beschermd. In de wet zijn een aantal bepalingen opgenomen, die volgens de wetgever “onredelijk bezwarend” (kunnen) zijn. Als daarvan sprake is, dan kan de consument de betreffende bepaling vernietigen en kunt u daarop geen beroep doen.
6. Gebruik ten opzichte van bedrijven
Bedrijven hebben niet dezelfde wettelijke bescherming als de consument. Dat betekent echter niet, dat u in transacties met bedrijven volledig vrij bent in het opnemen van clausules in uw algemene voorwaarden. In deze gevallen wordt de vrijheid van de opsteller van de algemene voorwaarden beteugeld door de eisen van de redelijkheid en billijkheid.
7. Battle of forms
Als beide contractspartijen elk hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaringen op de overeenkomst, dan is het de vraag of, en zo ja welke, algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. In zo’n geval wordt gesproken van “ battle of forms” . De wetgever gaat uit van de zogenaamde “ first shot-theorie”, die erop neer komt, dat de voorwaarden gelden van de partij die daar het eerste naar verwijst. Dat betekent dat die voorwaarden van toepassing zijn en aan de tweede verwijzing geen werking toekomt. Indien u dat wenst te voorkomen, dient u de toepasselijkheid van de (eerste) verwijzing naar de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijzen.
