Home Actueel Arbeidsrecht De klokkenluidersregeling: heeft u deze al up-to-date?

De klokkenluidersregeling: heeft u deze al up-to-date?

Arbeidsrecht

16-05-23 Jolanda de Groot, Joelle Buist

Op 11 mei 2023 vernamen wij in het nieuws dat vier van de acht collegeleden van het College van de Rechten van de Mens melding hebben gedaan van intimidatie, discriminatie en/of vriendjespolitiek. Twee van deze melders moeten nu vertrekken, ondanks de aan hen beloofde bescherming.

De klachten van de vier klokkenluiders worden momenteel onderzocht. Het vertrek van twee van deze klokkenluiders zou volgens het College voor de Rechten van de Mens losstaan van de melding. Dat hier vraagtekens bij worden geplaatst is niet opmerkelijk. Het staat immers haaks op de Wet bescherming klokkenluiders. Sinds 18 februari 2023 is deze wet ook nog eens aangepast, waardoor klokkenluidende werknemers meer bescherming krijgen tegen arbeidsrechtelijke maatregelen. Hoe dit gaat uitpakken voor het College voor de Rechten van de Mens, gaan we zien. Wel is het zo dat de klokkenluidersregeling en de nieuwe regelgeving hiermee in het (publieke) zicht is gekomen.

Wat is een goede klokkenluidersregeling, of wel, een goede interne meldprocedure?

Een goede klokkenluidersregeling is een regeling die er in de eerste plaats voor zorgt dat werknemers zich vrij voelen om een misstand bij de werkgever te melden. Verder moet deze regeling ervoor zorgen dat de werkgever de melding serieus en zorgvuldig oppakt.

Werkgevers met meer dan 250 werknemers moesten al direct na inwerkingtreding voldoen aan deze nieuwe wetgeving. Werkgevers met 50 – 250 werknemers hebben tot 17 december 2023 de tijd.

Wij nemen u in deze bijdrage mee in de wijzigingen van de wet en waar u als werkgever aan moet voldoen.

Wie dient een klokkenluidersregeling te hebben?

Het uitgangspunt is dat werkgevers waar ten minste 50 werknemers werkzaam zijn een interne meldprocedure moeten hebben. Maar let op: dit geldt ook voor sommige organisaties met minder dan 50 werkzame personen. Het gaat dan om organisaties die werkzaam zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten.

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen voor u als werkgever?

De nieuwe regelgeving bevat een aantal wijzigingen. De belangrijkste zijn:

Wie mag er melden? Niet alleen de werknemers die melden worden beschermd, door de nieuwe regelgeving vallen ook zzp’ers, uitzendkrachten, vrijwilligers (mits zij een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen), aandeelhouders, leveranciers, (onder)aannemers en sollicitanten onder de nieuwe wet. Dit geldt ook voor degenen die de melder bijstaan en betrokken derden.
Er mag direct extern worden gemeld bij het Huis van Klokkenluiders. Voorheen moest er eerst intern worden gemeld.
Het verbod tot benadeling wordt uitgebreid. Onder de oude wetgeving zag dit op een verbod tot schorsing of demotie van de melder. Onder de nieuwe wetgeving geldt een verbod op élke vorm van benadeling van de melder, bijvoorbeeld een negatieve beoordeling, intimidatie, of het weigeren om een referentie af te geven.
Of er sprake is van een benadeling, is in de nieuwe wetgeving gedraaid van de melder naar de werkgever. Niet de melder, maar de werkgever moet aantonen dat er geen verband is tussen de melding en de benadeling.
Het begrip ‘misstand’ is uitgebreid.
Een zwijgbeding, waarmee de werknemer wordt beperkt om een vermoeden van een misstand te melden, is niet meer toegestaan. Let dus op de bewoordingen van het geheimhoudingsbeding.
In de klokkenluidersregeling moet zijn opgenomen dat een melding schriftelijk of mondeling kan worden gedaan. De melding moet worden geregistreerd. En binnen zeven dagen moet de melder een ontvangstbevestiging van de melding ontvangen. Binnen drie maanden na deze bevestiging, moet er informatie aan de melder worden verstrekt over de genomen vervolgstappen.
De interne meldprocedure moet schriftelijk of elektronisch kenbaar worden gemaakt aan uw medewerkers.
De identiteit van de melder moet geheim gehouden worden, tenzij u toestemming kreeg om zijn identiteit bekend te maken. U moet ervoor zorgen dat ook uw personeel zich aan deze geheimhoudingsplicht houdt.

En hoe nu verder?

De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht ten aanzien van de vaststelling van de interne meldprocedure. Heeft u geen ondernemingsraad en bent u ook niet verplicht om deze te hebben, dan kunt u volstaan met een vervangende instemming met de regeling van meer dan de helft van de werknemers.

Aangezien een instemmingstraject tijd kost, is het aan te raden om zo snel mogelijk te inventariseren of u een interne meldprocedure moet vaststellen dan wel een bestaande meldprocedure moet wijzigen.

Wat als u de regeling niet (tijdig) heeft ingevoerd?

Er is niet direct een sanctie. Wel kan iedere belanghebbende werknemer zich tot de kantonrechter wenden met het verzoek de werkgever te verplichten deze regeling vast te stellen en/of de bestaande regeling aan te passen.

Wel voorzien wij mogelijke negatieve effecten in de toekomst, als de regeling niet (tijdig) is ingevoerd of aangepast. Als bijvoorbeeld een melder zich niet goed behandeld voelt en daarbij het ontbreken van een deugdelijke meldregeling aanvoert als één van de omstandigheden, kan dit tot schadevergoeding en/of tot reputatieschade voor de werkgever leiden. Ook kan de Arbeidsinspectie sancties opleggen, als zij vaststelt dat een onderzoek naar aanleiding van een melding niet correct is uitgevoerd. Ook kan het een rol spelen bij de sanctie die het Huis voor Klokkenluiders kan opleggen aan de werkgever, zoals een boete.

Heeft u ten minste vijftig werknemers in dienst en de klokkenluidersregeling nog niet ingevoerd of aangepast? Dan adviseren wij u hiermee aan de slag te gaan. Wij kunnen u helpen deze regeling op te stellen of aan te passen. Ook het bijbehorende OR-traject kunnen wij begeleiden. Meer weten? Neem dan contact met ons op.